Veel mensen raken alleen al bij het idee in paniek, maar oprichter en mede-eigenaar van Limoonworks Simone Derksen veert dan juist op: ‘Hoe complexer, des te beter, interessanter én leuker. Zoals de Vernieuwing & Verbouwing van Paleis Het Loo, waar ook verhuizingen en het inrichten van ruimtes deel van uitmaakten’. Naast kennis en kunde brengt Simone ervaring en inlevingsvermogen met zich mee: ‘Mijn eerste grote huisvestingsproject was in 2009. Het ministerie van Economische Zaken. Renoveren, verbouwen, creëren van nieuwe werkomgevingen. Ik dacht: ‘‘Hoe dan?’’. Dus ik ken het gevoel wat de medewerkers van Paleis Het Loo hadden toen ze begonnen aan een dergelijk omvangrijk project’.

Paleis Het Loo
Toen de directie van Paleis Het Loo Simone vroeg om een rol te spelen bij de Vernieuwing & Verbouwing, hoefde ze niet lang na te denken. Wat begon met een tijdelijke huisvesting van het kantoorpersoneel mondde uit in een uit- en inhuizing van het paleis en de inrichting van de ondergrondse uitbreiding, personeelskantine en restaurant Balzaal. Simone werkte zeven jaar met verhuizers, bouwvakkers, installateurs, inrichters, paleismedewerkers, stuurgroepen en adviescommissies: ‘De intensieve samenwerking met alle stakeholders was behoorlijk ingewikkeld, vooral door de verschillende en soms tegenstrijdige belangen vanuit allerlei invalshoeken. De kunst is om alles samen te smeden, ik moest echt door het vuur gaan’.

‘Verbondenheid is net als samenwerken cruciaal om een project tot een goed einde te brengen’ Simone Derksen

DNA
Hoe pak je dergelijke projecten nu aan? Die ook nog parallel lopen, invloed op elkaar hebben: ‘Het eerste wat ik doe is … praten. Met alle betrokkenen. Wie ben je, wat doe je, wat wil je? Ik kruip in het DNA van een organisatie, operationeel en strategisch, leef me in’. Bij het paleis kreeg Simone daar alle ruimte voor: ‘Vaak ging ik op de stoel van anderen zitten om te begrijpen wat ze bedoelen en voelen. Ik was bij personeelsbijeenkomsten aanwezig, roeide mee in de Drakenbootrace. Dan leer je elkaar op een andere manier kennen, je maakt werkelijk verbinding en dus het verschil. Want verbondenheid is net als samenwerken cruciaal om een project tot een goed einde te brengen’.

Begin bij het einde
‘Toch zeg ik: begin bij het einde. Als je het eindresultaat voor ogen hebt, kun je het afpellen tot aan de start. Je mist dan bijna niets. Vergelijk het met een boodschappenlijstje. Je weet wat er op tafel moet komen, wat je daarvoor nodig hebt. Dat geldt ook voor een in te richten nieuwe of verbouwde ruimte. Of het nu een klein kantoor is of een ondergrondse uitbreiding van een paleis. Wat staat er straks in en waar? En ik vertel opdrachtgevers dat verbouwen, vernieuwen en verhuizen veel tijd kosten. Bovendien veranderen de organisaties en werkomgevingen mee. Het klinkt hard, maar sommige medewerkers zullen afhaken. Verandering is namelijk veeleisend. Ook voor mij’.

Relaties aangaan
Als projectmanager vindt Simone het belangrijk om iedereen tot zijn recht te laten komen en te betrekken, niemand los te laten: ‘Een ‘‘verbindingsofficier’’, zo zou je mij ook kunnen noemen. Elke organisatie is anders, medewerkers verschillen, maar je gaat met alles en iedereen een relatie aan. De moeilijkheid is dat je overal tussenin staat, het is continue meeveren en teruggrijpen op wat er besproken en afgesproken is. En dán bruggen bouwen. Ik voel mij in die situaties op mijn best, maar het doet wat met je incasseringsvermogen. En het houdt niet op na vijf uur ’s middags. Ook ik ervaar stress, soms weleens wat te veel. Mijn collega’s wijzen me daarop; Simone, nu even afschalen, opschalen komt straks weer’.

Tuurlijk, het schuurde ook weleens, maar dat mag, want alleen dán krijg je glans en een optimale kwaliteit’. Simone Derksen

Wanneer, wat, wie
Voor Simone zijn programma’s van eisen, vastgestelde budgetten en vooral planningen de instrumenten om mee te sturen: ‘Een planning geeft rust, inzicht en overzicht. Alle facetten zijn erin benoemd, alles is in kaart gebracht’. Een belangrijk onderdeel is volgordelijkheid ofwel wanneer-moet-wat-en-door-wie: ‘De uithuizing van het paleis was spannend. Er waren ‘‘gewone’’ voorwerpen en collectie-items. De laatste mochten alleen door collectiemedewerkers aangeraakt worden, de voorwerpen waren voor mij. Maar wat doe je als een collectie-item op een loper staat? En hoe verhuis je gordijnroedes waaraan schilderijen hangen? Dus wat moet er het eerst uit? Planningen waren echt noodzakelijk’. Het leek soms op een militaire operatie: ‘Die valt of staat met een zeer goede voorbereiding. Tijdens pullplansessies met alle projectleiders beeldden we in hoe het allemaal zou gaan lopen. Een van de doelen was dat de projectleiders met elkaar in gesprek gingen om zo een gezamenlijk doel na te streven. Tuurlijk, het schuurde ook weleens, maar dat mag, want alleen dán krijg je glans en een optimale kwaliteit’.

Weerstand
Er zijn natuurlijk onderdelen en taken waarvan sommigen niet meteen blij werden: ‘Denk aan het halen van deadlines tijdens of naast het reguliere werk of keuzes die niet voor iedereen goed uitpakken. Of als er iets tussenkomt wat echt moet gebeuren, terwijl projectleiders taken en afspraken al hebben afgestemd met het team of leveranciers. Werkzaamheden en projectonderdelen komen dan onder druk te staan, de planning komt in beweging. Er gaan dingen schuiven, er ontstaat onrust en weerstand. Dan kom ik, stel duidelijke grenzen en bespreek de problemen: waarom gaat het mis, en belangrijker, wat doen we eraan?’.

Medewerkers zijn schakels van een ketting: ‘Die afhankelijkheid stimuleert betrokkenheid’ Simone Derksen

Schakels
Medewerkers zijn schakels van een ketting: ‘Die afhankelijkheid stimuleert betrokkenheid. Maar niet iedereen voelde zich een schakel in de ketting. Sommige medewerkers hielden zich afzijdig: ‘‘Het komt allemaal wel goed, ik doe mijn werk, niemand heeft daar last van’’. Maar daar heeft wel iedereen last van. Het kostte veel tijd en energie om mensen weer te laten aansluiten, noodzakelijk om greep en overzicht te krijgen’.

Helikopterview
Overzicht krijgen is een ding, overzicht houden een ander: ‘Je ervaart druk, en er is weleens paniek, maar het vertrouwen van je opdrachtgever en in jezelf zorgt ervoor dat je de juiste stappen zet: meebewegen, schipperen, sparren. En blijven praten, doorvragen. Met de antwoorden en opmerkingen ga ik aan de slag. Zo kun je anticiperen, je weet welke actie op wie of wat effect sorteert, je krijgt zicht op wat goed en niet goed gaat. Je bent de helikopterpiloot’.

Eindresultaat
Van grotere pullplansessies tot kleinere overleggen, Simone houdt altijd het eindresultaat voor ogen. Je spreidt de focuspunten, je hebt oog voor de tussen- en eindfasen. Een weinig voor de hand liggende vraag is: ‘‘Door welke projecten of onderdelen gaat het allemaal niet door?’’. Dan krijg je helder wat er absoluut af moet zijn om tot het eindresultaat te komen: de opening van het vernieuwde en verbouwde Paleis Het Loo’.

‘Simone is oprecht, doet wat ze zegt, komt afspraken na en ze is een fijn mens om mee samen te werken’  Pien Harms

Simone Derksen, een aanpakker die resultaten behaalt. Pien Harms, directeur van Paleis Het Loo: ‘Simone is oprecht, doet wat ze zegt, komt afspraken na en ze is een fijn mens om mee samen te werken. Limoonworks is gegroeid: ‘Er zijn nu 11 medewerkers, bestaande uit senior, medior en young professionals en er is een Limoon Academy. Wij zijn betrokken bij de organisaties en medewerkers, zitten in de haarvaten, je krijgt ons er écht bij. Op de werkvloer, kantoor en in de wandelgangen, we begeleiden projecten van A tot Z. En met al onze opdrachtgevers is er nog steeds contact, een fraai brevet van vermogen en vertrouwen’.